Tài liệu này nhằm mục đích giúp khách hàng hiểu rõ về những dữ liệu mà chúng tôi thu thập, lưu trữ của khách hàng khi sử dụng hệ thống của chúng tôi, cũng như cách chúng tôi sử dụng và bảo mật dữ liệu của khách hàng. Qua đó chúng tôi muốn giúp khách hàng hiểu và yên tâm về các thông tin của mình khi sử dụng dịch vụ.

I. Phạm vi áp dụng

Tất cả các nội dung trong tài liệu này được áp dụng cho toàn bộ khách hàng đang sử dụng phiên bản KiemTraTaiLieu cá nhân trên website https://app.kiemtratailieu.vn/.

II. Các thông tin và dữ liệu thu thập

Khi khách hàng sử dụng phần mềm KiemTraTaiLieu, chúng tôi sẽ thu thập và lưu trữ những thông tin của khách hàng trong quá trình sử dụng. Những thông tin này bao gồm:

1. Các thông tin cá nhân khách hàng cung cấp

Những thông tin này do khách hàng cung cấp khi đăng ký và sử dụng phần mềm, bao gồm Họ tên, địa chỉ email, nơi làm việc, số điện thoại và các thông tin cá nhân khác. Ngoài họ tên và địa chỉ email, khách hàng không bắt buộc phải cung cấp các thông tin khác cho chúng tôi. Khách hàng tự chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của thông tin mà khách hàng cung cấp.

2. Các thông tin truy cập do hệ thống tự thu thập

Giống như các hệ thống và phần mềm hoạt động trên hạ tầng internet, chúng tôi thu thập các thông tin mà các giao thức mạng và trình duyệt web của khách hàng cung cấp quá trình sử dụng. Những thông tin này bao gồm thông tin trình duyệt, các địa chỉ truy cập đến hệ thống của chúng tôi, địa chỉ IP và một số thông tin khác. Các thông tin này hoàn toàn được thu thập tự động trong quá trình sử dụng hệ thống và đảm bảo an toàn thông tin theo tiêu chuẩn internet của thế giới. Ngoài ra, những sự kiện về lịch sử hành vi của khách hàng cũng có thể được thu thập nhằm mục đích cải thiện chất lượng dịch vụ và ngăn chặn các hành vi tấn công hệ thống hay sử dụng hệ thống vào những mục đích sai trái.

3. Các tài liệu, văn bản, tệp mà khách hàng tải lên

Là một phần chức năng của hệ thống, khách hàng cần tải tài liệu, tệp lên trên hệ thống. Hệ thống sẽ tiếp nhận, lưu trữ, xử lý tệp tài liệu gốc và những thông tin kết quả, báo cáo được sinh ra trong quá trình xử lý.

4. Các thông tin do các dịch vụ, tiện ích bên thứ ba thu thập.

Ngoài KiemTraTaiLieu, chúng tôi sử dụng một số dịch vụ bên thứ ba trong việc xây dựng hệ thống và nâng cao trải nghiệm của người dùng. Các dịch vụ bao gồm Google, Cloudflare. Dữ liệu các dịch vụ này thu thập được chủ yếu từ các thông tin cơ bản của giao thức mạng và trình duyệt. Dữ liệu mà các bên thứ ba thu thập được không bao gồm các tài liệu và các thông tin do khách hàng cung cấp.

5. Cookies và các công nghệ lưu vết trình duyệt

Khi khách hàng truy cập vào hệ thống, phần mềm của chúng tôi, chúng tôi và các dịch vụ, tiện ích bên thứ ba có thể lưu lại thông tin thông qua cookies và bộ nhớ trình duyệt của khách hàng. Việc này nhằm tăng cường trải nghiệm của bạn, ví dụ như khi khách hàng đăng nhập, chúng tôi có thể lưu trữ thông tin đã mã hóa của phiên đăng nhập trên trình duyệt để đảm bảo khách hàng không phải đăng nhập lại ở những lần sau; hoặc các thông tin cấu hình, bộ nhớ đệm để tăng tốc độ tải dữ liệu. Đây là công nghệ mà hầu hết các hệ thống, phần mềm hoạt động trên nền tảng internet sử dụng.

III. Sử dụng thông tin, dữ liệu

Chúng tôi đảm bảo rằng dữ liệu của khách hàng chỉ được sử dụng để đáp ứng các tính năng trên KiemTraTaiLieu và giúp chúng tôi nâng cao trải nghiệm sử dụng của khách hàng. Cụ thể:

1. Các thông tin cá nhân do khách hàng cung cấp nhằm giúp khách hàng quản lý tài khoản, bảo mật và khôi phục tài khoản, quản lý quan hệ khách hàng, tiếp thị, nâng cao chất lượng hỗ trợ, tư vấn.

2. Các thông tin truy cập, cookies và các công nghệ lưu vết do hệ thống và bên thứ ba thu thập được đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng theo tiêu chuẩn GDPR. Các thông tin này không bao gồm các thông tin cá nhân và các tài liệu, tệp riêng tư của khách hàng. Chúng tôi sử dụng những thông tin này vào mục đích:

+ Tối ưu trải nghiệm sử dụng phần mềm.
+ Thống kê truy cập và tình hình sử dụng.
+ Phát hiện và ngăn chặn các hành vi sử dụng hệ thống sai mục đích và tấn công hệ thống
+ Phân tích hành vi để cải thiện phần mềm, chức năng.
+ Tối ưu hóa quá trình hỗ trợ khách hàng.

3. Các tệp tài liệu, văn bản do khách hàng tải lên: Là chức năng của hệ thống, chúng tôi phải lưu trữ tệp và các dữ liệu đã xử lý, kiểm tra phát sinh từ tệp đó. Các tệp này được bảo mật để bên ngoài không thể truy cập công khai được. Bên cạnh đó, chúng tôi có thể sử dụng các tệp vào các mục đích cải thiện hệ thống:

+ Thống kê tình hình sử dụng, hiệu năng xử lý.
+ Phân loại và phân tích dữ liệu nhằm cải thiện các thuật toán và mô hình xử lý ngôn ngữ của hệ thống.

Một lưu ý quan trọng rằng: chúng tôi không đưa dữ liệu mà khách hàng tải lên hệ thống vào cơ sở dữ liệu kiểm tra trùng lặp của chúng tôi khi chưa có sự cho phép của khách hàng.

IV. Bảo mật thông tin, dữ liệu

Chúng tôi không chia sẻ dữ liệu của khách hàng cho bên thứ ba hay sử dụng làm mục đích thương mại, ngoại trừ các trường hợp sau:

+ Các thực thể có sự chấp thuận của khách hàng: khách hàng có thể sử dụng những dịch vụ, phần mềm khác và có nhu cầu tích hợp với hệ thống của chúng tôi. Khi có sự đồng ý của các bên, đặc biệt là chính khách hàng sở hữu dữ liệu, chúng tôi có thể chia sẻ cho các bên khác theo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, vì giới hạn của hệ thống và khả năng tích hợp công nghệ, vì chính sách riêng của các bên hay quy định của nhà nước, pháp luật, việc cung cấp và chia sẻ dữ liệu cho các bên thứ ba có thể bị từ chối.
+ Thực thi Pháp lý và Luật pháp: Chúng tôi có thể tiết lộ thông tin của bạn cho các cơ quan thực thi luật pháp, cơ quan chính phủ, hoặc các bên thứ ba có thẩm quyền, trong việc phản hồi yêu cầu được xác thực liên quan đến các hành vi khủng bố, các cuộc điều tra tội phạm hoặc hoạt động được cho là bất hợp pháp hoặc bất kỳ hoạt động nào khác khiến chúng tôi, bạn và bất kỳ khách hàng nào phải chịu trách nhiệm pháp lý.
+ Thay đổi Quyền kiểm soát hoặc Chủ sở hữu mới: Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin của bạn với thực thể kinh doanh khác, nếu chúng tôi định hợp nhất hoặc bị doanh nghiệp khác mua lại, hoặc tham gia vào giao dịch có tác động tài chính tương tự. Trong một trường hợp chúng tôi thực hiện các nỗ lực phù hợp để yêu cầu rằng thực thể mới được hợp nhất hoặc cơ cấu khác thực hiện Chính sách này với sự tôn trọng thông tin cá nhân của bạn. Nếu thông tin cá nhân của bạn được chủ định sử dụng khác đi, chúng tôi sẽ yêu cầu thực thể kinh doanh mới gửi thông báo trước cho bạn.

V. Trách nhiệm của chúng tôi

Chúng tôi hiểu rằng bảo mật và quyền riêng tư là một yếu tố quan trọng trong hệ thống của chúng tôi và luôn quan tâm đến vấn đề bảo mật thông tin của toàn bộ khách hàng. Chúng tôi luôn duy trì các biện pháp bảo mật về mặt kỹ thuật, về cả mặt phần mềm và hạ tầng triển khai phần mềm. Các biện pháp chúng tôi sử dụng bao gồm tường lửa, xác thực bằng mật khẩu hoặc SSO, mã hóa mật khẩu và một số dữ liệu nhạy cảm, phân quyền, kiểm soát truy cập và nhiều biện pháp khác. Các dịch vụ phần cứng, hạ tầng chúng tôi sử dụng được nhà cung cấp đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.

VI. Trách nhiệm của khách hàng

Để đảm bảo không xảy ra các sự cố không mong muốn, chúng tôi cũng cần sự giúp đỡ của khách hàng trong việc bảo mật thông tin của chính khách hàng. Khách hàng cần đảm bảo các thông tin đăng nhập của mình cũng như email là bảo mật và không chia sẻ cho những người khác. Đồng thời, chúng tôi mong muốn khách hàng đảm bảo các thông tin mà khách hàng cung cấp cho chúng tôi là chính xác để đảm bảo chúng tôi hỗ trợ khách hàng thuận tiện và nhanh chóng hơn. Chúng tôi không chịu trách nhiệm trong những trường hợp mất mát dữ liệu cho những trường hợp trên.    

VII. Các bản cập nhật của chính sách này

Chúng tôi luôn không ngừng phát triển thêm các tính năng để cải thiện hệ thống và nâng cao chất lượng dịch vụ. Khi đó một số nội dung trong chính sách này có thể được bổ sung và thay đổi. Khách hàng đồng ý rằng chúng tôi có thể thông báo cho khách hàng về các thay đổi quan trọng trong cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân thông qua email hoặc các phương tiện thông tin khác.

VIII. Liên hệ

Nếu khách hàng vẫn có các câu hỏi về chính sách quyền riêng tư của chúng tôi, vui lòng gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ hotro@kiemtratailieu.vn